ใครที่จะต้องออกไปนำเสนองานอยู่บ่อยครั้ง คงจะต้องคุ้นเคยกับการใช้งานโปรแกรมยอดนิยมอย่าง PowerPoint โปรแกรมทำงานนำเสนอจาก Microsoft อย่างแน่นอน เพราะโปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมนำเสนองานยอดนิยมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลก แต่รู้ไหมว่าเรานำเสนองานให้คล่องขึ้นได้ด้วยการใช้คีย์ลัดหรือ Shortcuts ต่าง ๆ ของโปรแกรมนั่นเอง

Inside SC จะมาแนะนำ 5 คีย์ลัด PowerPoint ที่จะมาช่วยให้เรานำเสนองานได้อย่างคล่องตัว รวดเร็ว และดูนำเสนองานได้อยาสงมืออาชีพมากขึ้นได้ พร้อมกับเทคนิคการเลือกใช้ Layout หรือ Template ให้เหมาะสมกับงาน และโปรแกรมต่าง ๆ ที่สามารถช่วยทำให้งานนำเสนอของเราดูสวยงามในแบบที่ควรจะเป็น โดยมีรายละเอียดที่น่าสนใจอะไรบ้าง มาดูกันเลย

5 คีย์ลัด PowerPoint สำหรับนำเสนองาน

1. เริ่มต้นงานนำเสนอตั้งแต่แรกเริ่ม – เราสามารถกดปุ่ม F5 เพื่อให้การแสดงงานนำเสนอขึ้นเต็มหน้าจอแบบ Full Screen
2. เริ่มงานนำเสนอจากสไลด์ปัจจุบัน – หากระหว่างทางการนำเสนอมีเหตุทำให้เราต้องกดออกจากสไลด์ชั่วคราว ถ้าต้องการกลับมาใหม่ในหน้าเดิม ให้กดปุ่ม Shift + F5 เพื่อให้เข้าสู่หน้าจอ Full Screen และกลับมาอยู่ที่หน้าเดิมได้
3. การเลื่อนสไลด์ภาพเคลื่อนไหว – ในการเลื่อนภาพเคลื่อนไหว หลายคนอาจจะใช้การคลิกเมาส์หรือ Wireless Presenter Remote แต่หากในกรณีที่เราจำเป็นต้องใช้คีย์บอร์ดก็สามารถใช้ปุ่ม N, Enter, Page Down, แป้นลูกศรขวา, แป้นลูกศรลง, Spacebar เพื่อให้สไลด์เลื่อนไปด้านหน้า ส่วนปุ่ม P, Page Up, แป้นลูกศรซ้าย, แป้นลูกศรขึ้น, Backspace เพื่อให้สไลด์เลื่อนไปด้านหลัง
4. ซ่อนตัวชี้และปุ่มการนําทาง – บางครั้งตัวลูกศร ตัวชี้ และปุ่มนทางอาจจะปรากฏอยู่ในหน้าการนำเสนอ ทำให้ดูเกะกะสายตา เราสามารถซ่อนลงได้ด้วยการใช้ปุ่ม Ctrl+H
5. สิ้นสุดงานนําเสนอ – เมื่อเรานำเสนองานเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถกดปุ่ม ESC เพื่อออกจากหน้า Full Screen ของงานทำเสนอได้ทันทีที่ต้องการ

การเลือกใช้ Layout หรือ Template ให้เหมาะสมกับงาน

การออกแบบงานนำเสนอให้ดูน่าอ่านและสวยงาม เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยทำให้ผู้ชมหรือผู้ฟังมีความตั้งใจ อยากรู้อยากเห็น และไม่รู้สึกน่าเบื่อ ซึ่งการใช้ Layout ที่เหมาะสมกับประเภทของเนื้อหา Template ที่มีความสวยงามและมีสีสันที่เข้ากับภาพลักษณ์ของโครงการหรือองค์กรจะช่วยยกระดับการนำเสนองานให้ดูน่าสนใจมากยิ่งขึ้น เช่น การเว้นพื้นที่ว่าง การแบ่งส่วนหน้ากระดาษเพื่อใช้วางเนื้อหาและรูปภาพที่ดูสมดุล การใช้ฟอนต์ที่อ่านง่ายและสบายตา ภาพพื้นหลังที่มีลวดลายน้อย สีสันไม่ฉูดฉาดจนเกินไป การเน้นข้อความสำคัญไม่เกิน 6 – 8 บรรทัด การใช้ Bullet ที่ไม่มากจนเกินไป และการหลีกเลี่ยงการใช้เอฟเฟกต์ที่มากเกินความจำเป็น เป็นต้น

นอกจากนี้ เรายังสามารถหา Layout หรือ Template สำเร็จรูปมาเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงานที่จะนำเสนอได้ โดยหาได้จากเว็บไซต์ Slidegoes, Canva, PPTMON, Slides Carnival, Slide Model, templates.office.com ซึ่งแหล่งรวม Layout หรือ Template ของโปรแกรมเหล่านี้สามารถโหลดมาใช้งานได้ฟรี (บางอันต้องสมัครสมาชิกแบบพรีเมียม) แถมยังรองรับโปรแกรมอื่น ๆ อย่าง Google Slide และ Keynote อีกด้วย

โปรแกรมและเครื่องมือช่วยทำให้งานนำเสนอดูมีความเป็นมืออาชีพ

สำหรับโปรแกรมที่สามารถนำมาใช้ประกอบกับการทำสไลด์งานนำเสนอได้นั้น ขึ้นอยู่กับว่าผู้สร้างต้องการที่จะใช้ทำงานในส่วนใด สำหรับผู้เขียนเองก็มีหลากหลายโปรแกรมและเครื่องมือช่วยทำงานที่ส่งผลให้งานนำเสนอดูมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น โดยจะขำแนะนำโปรแกรมและเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ร่วมกันกับ PowerPoint โดยมีรายละเอียด ดังนี้

• Adobe Photoshop – เป็นโปรแกรมตกแต่ง ตัดต่อรูปภาพ เราสามารถนำมาใช้ die-cut รูปภาพ หรือจัดรวมองค์ประกอบต่าง ๆ ของภาพที่มีความซับซ้อนมาอยู่ในรูปเดียว รวมถึงการแปลงสกุลไฟล์ภาพบางชนิดที่อาจจะไม่สามารถเปิดใช้งานบน PowerPoint ได้
• Adobe Illustrator – ใช้ไฟล์ประเภท AI, EPS เพื่อเลือกภาพเวกเตอร์บางชิ้นงานที่เราได้หามาจาก Canva หรือ Freepik เพราะไลฟ์ที่เราโหลดมาจากแหล่งดังกล่าวนั้นเป็นรูปแบบไฟล์ที่ต้องใช้โปรแกรมนี้เปิดนั่นเอง
• Notepad – ทางผู้เขียนจะเอาไว้ใช้พิมพ์ข้อความที่ต้องการใส่ใน PowerPoint ให้เสร็จสมบูรณ์ หรือใช้แก้ไข้ข้อความบางอย่าง แล้วค่อยทำการคัดลอกลงไปในสไลด์ครั้งเดียว แล้วจะทำการบันทึกเพื่อเป็น source สำรองเอาไว้ หากในกรณีที่เราเผลอไปลบข้อความ ไฟดับ แบตเตอรี่โน้ตบุ๊กหมด ไฟล์ PowerPoint ไม่ทันได้บันทึกงานเอาไว้นั่นเอง

สุดท้ายนี้ หวังว่าเคล็ดลับดังกล่าวจะช่วยให้พื่อนๆ สามารถสร้างสรรค์งานนำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ เพราะการออกแบบงานนำเสนอที่ดีไม่จำเป็นต้องใส่ทุกอย่างลงไปทั้งหมด เลือกเพียงสิ่งที่ต้องการสื่อสาร และใช้การเล่าเรื่องที่น่าตื่นตาตื่นใจของเราสะกดผู้ชมให้ได้ เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถสร้างงานนำเสนอที่น่าประทับใจ และตรึงคนดูให้อยู่หมัดด้วยการนำเสนองานอย่างมืออาชีพในแบบตัวคุณเองได้อีกด้วย