เชื่อว่ายังมีหลายคนที่อาจจะประสบปัญหาของงานถาโถมอยู่ตลอดเวลา จนบางคนแทบจะใช้เวลาทั้งหมดที่มีให้กับการทำงานเลยก็ว่าได้ ส่งผลกระทบทำให้ไม่มีเวลาพักผ่อน นอนน้อย ไม่มีเวลาส่วนตัวและที่แย่กว่านั้นก็คือ มีหลายคนที่จำเป็นจะต้องหอบงานจากออฟฟิศไปทำต่อที่บ้านลากยาวไปจนถึงเช้า

Inside SC เลยขอแชร์เทคนิคการทำงานด้วยกฎ 80/20 ของ Pareto มาประยุกต์ใช้ให้เข้ากับสถานการณ์การทำงานของแต่ละคน เพื่อช่วยสร้างระบบจัดตารางเวลาทำงาน ให้เราสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถผลิตชิ้นงานออกมาได้ตรงตามเวลา และช่วยให้ปัญหาการทำงานจนเหนื่อนล้า ทำงานไม่ทัน หรือไม่มีเวลาพักผ่อนจนเป็นลมล้มพับต้องหมดดไป จะมีเทคนิคอะไรบ้างมาดูกัน

ทำความรู้จักกฎ 80/20 ของ Pareto

ในปี ค.ศ. 1895 Vilfredo Pareto นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี ได้สังเกตเห็นบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งรอบตัวและพฤติกรรมการใช้ชีวิตของคนเราเอาไว้ว่า ส่วนที่สำคัญต่อคนเรานั้นมีอยู่เพียงแค่ 20% และส่วนที่ไม่สำคัญมีมากถึง 80% ซึ่งแนวคิดนี้ทำให้เกิดกฎ Pareto principle ขึ้นมา และสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับชีวิตการทำงานของคนทุกยุคทุกสมัยได้ คือ การจัดการชีวิตให้มีประสิทธิภาพและจัดสรรเวลาการทำงานกับเวลาชีวิตให้ลงตัว ด้วยการมุ่งทำงานหรือกิจกรรมแค่น้อยนิดเพียง 20% แต่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีได้มากถึง 80% นั่นเอง

เทคนิคการจัดการเวลาด้วย 80/20 ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1.ทำ To Do List สร้างภาพรวมของงานที่ต้องทำในแต่ละวัน

การเขียนลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของจำนวนงานในวันนั้นและงานที่ต้องทำทั้งหมดได้เป็นอย่างดี เพื่อที่เราจะได้วางแผนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ทั้งแผนงานระยะสั้น แผนงานระยะยาว งานเร่งด่วนที่เพิ่งเข้ามา โดยเราสามารถใช้สัญลักษณ์พิเศษในการกำหนดตัวชิ้นงานที่ต้องทำได้

2.เรียงลำดับความสำคัญของงาน

เราควรพิจารณาว่า งานชิ้นไหนมีความสำคัญที่จำเป็นจะต้องทำมากที่สุด ให้เลือกทำงานชิ้นนั้นให้เสร็จเสียก่อน แล้วค่อยไล่ลำดับเพื่อทำงานชิ้นถัด ทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะสามารถเคลียร์งานทั้งหมดได้ พยายามอย่าเลือกทำงานที่ง่ายที่สุด เพราะกฎของ 80/20 ต้องการให้เราลงมือทำงานชิ้นใหญ่และสำคัญที่สุดก่อน เนื่องจากงานประเภทนี้จะมีน้อยกว่างานที่ทำง่ายซึ่งจะมีเยอะกว่านั่นเอง หากเราร่วมมือทำงานชิ้นง่ายที่สุดทั้งหมด อาจจะทำให้มีเวลาเหลือไม่มากพอในการทำงานชิ้นสำคัญเลยก็ได้

3.กำหนดเป้าหมายการทำงานให้ชัดเจน

การทำงานที่ดีควรมีเป้าหมายที่ชัดเจน โดยเฉพาะกับการตั้งเป้าให้การทำงานประสบความสำเร็จและลุล่วงตามเวลาที่มอบหมายได้ ส่งผลให้เกิดการสอดคล้องไปกับการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จำเป็นจะต้องทำก่อน ส่งผลให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายได้เร็วมากยิ่งขึ้น

4.กำหนดเวลาทำงานต่อชิ้นด้วยการสร้าง Challenge

เราจำเป็นจะต้องกำหนดเวลาที่ใช้ทำงานในแต่ละชิ้นงานว่าต้องใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ถึงจะเสร็จสิ้น เพื่อเป็นการสร้างกรอบเวลาของชิ้นงาน ยกตัวอย่างเช่น การทำสรุปรายงานผลการขายประจำเดือน จำนวน 50 สไลด์ จะต้องใช้เวลาไม่เกิน 5 ชั่วโมง เราก็ควรที่จะต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัด เพื่อจะได้ไม่ใช้เวลาเกินและส่งผลกระทบไปกับการทำงานในชิ้นอื่น ๆ หากเราทำงานได้สำเร็จตามเวลาที่กำหนด ก็อาจจะมีรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้กับตนเอง เพื่อเป็นกำลังใจในการทำงานชิ้นต่อไปได้

5.จัดการสิ่งเร้าที่ส่งผลให้การทำงานล่าช้าออกไป

สิ่งเร้าเป็นปัจจัยหนึ่งที่ทำให้เราทำงานล่าช้ากว่าปกติ หรืออาจจะเป็นสาเหตุทำให้เราทำงานต่อชิ้นนานมากจนเกินไป ไม่ว่าจะเป็นการหยิบโทรศัพท์มือถือขึ้นมาเล่น การพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานนานจนเกินไป หรือเปิดดูเว็บไซต์อื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน ทำให้เราเสียเวลาในการทำงานไปเป็นจำนวนมาก ส่งผลให้เรามีเวลาทำงานน้อยลงและชิ้นงานนั้นก็อาจจะไม่มีคุณภาพ

6. มีวินัยในการทำงานเสมอ

หากเรามีวินัยในการทำงานจะช่วยให้เราทำสิ่งต่าง ๆ ออกมามีคุณภาพเป็นประจำอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการวางแผนการทำงาน การรู้จักเวลาทำงานและรู้จักเวลาพักผ่อน ต่อให้เราทำการวางแผนและมีระบบการทำงานที่ดีอย่างไร แต่ถ้าเราไม่ปฏิบัติตามนั้นได้ งานคุณภาพและทำงานได้ทันเวลาก็จะไม่เกิดขึ้นอย่างแน่นอน

7.ขอความช่วยเหลือตามความเหมาะสม

เมื่อถึงจุดหนึ่งที่เรารู้สึกว่า เริ่มทำงานไม่ไหว อาจจะด้วยปริมาณของงานที่ได้รับมากจนเกินไป มีงานอื่นที่ด่วนกว่าเข้ามาแทรก จนส่งผลทำให้เวลาทำงานที่สำคัญนั้นน้อยลง ไม่สามารถทำงานได้เสร็จตรงตามเวลาได้ ก็ควรรีบแจ้งหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงาน เพื่อช่วยกันหาทางออกหรือแบ่งเบาภาระตามความเหมาะสม จะได้ทำให้งานชิ้นนั้นเสร็จทำตามเวลานั่นเอง

จากการใช้เทคนิคด้วยกฎ 80/20 นี้ จะเห็นได้เลยว่ามีประโยชน์ในการจัดการเวลาทำงานได้ดีเยี่ยม ทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่คนทำงาน เพื่อนร่วมงาน รวมไปถึงองค์กร เพื่อให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้งานมีคุณภาพตามที่ควรจะเป็น ได้รู้จักการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า และยังทำให้เราเครียดจากงานที่ทำน้อยลง มีเวลาให้กับตัวเองมากขึ้น และมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นอีกด้วย